Vă așezați la computerul dvs., luați foaia dvs. preferată și începeți să scrieți o listă de sarcini pentru a doua zi: яAsemnați acel e-mail; să verifice progresul unui proiect existent; ajungeți la o nouă conexiune; revizuiți (și trimiteți-vă!) o sarcină ayhuge.
Și înainte să știi, nu mai ai hârtie - dar știi că mai sunt încă multe de făcut. Și acum, mai degrabă decât să vă uitați la lista dvs. de sarcini ca pe ceva care să încurajeze productivitatea, vă păstrați organizat și de fapt Ajutor tu, te simți ca și cum ai vrea doar să te aduci.
Toți am fost acolo! Înălțimea la această listă aparent fără sfârșit nu este distractivă - mai ales atunci când există atât de multe lucruri pentru a realiza. Nu puteți să determinați cum și unde să începeți. Dar nu tocmai a intrat într-o panică! Iată câteva sfaturi care vă ajută să acordați prioritate listei de sarcini, chiar și atunci când volumul de muncă pare complet necontrolabil.
1. Notați numai ce are nevoie pentru a fi terminat.
Acest punct pare dureros evident. Dar, dacă sunteți ceva ca mine, lista dvs. de sarcini întotdeauna (într-un fel) devine un teren de dumping. Aici țineți seama de toate acele momente aleatorii care vă apar în cap - fie că este vorba despre o carte nouă de citit, fie despre ideea unui proiect pe termen lung pe care doriți să începeți în curând.
Înainte să știi, lista pe care ar fi trebuit să-ți păstrezi foculintr-o zi este acum un document care detaliază mementouri pentru următoarele câteva luni. Așa că acum doar faceți mai multă stresanță și înjunghiere decât să vă ajutați să vedeți un instantaneu rapid al lucrurilor pe care ar trebui să le îndepărtați astăzi.
Puteți să continuați și să notați toate acele mici lucruri care trebuie să-și găsească drumul din creier și pe hârtie. Dar, după ce ați făcut acest lucru, începeți o listă separată de sarcini pentru următoarele 24 de ore. Te va ajuta să te simți mai puțin copleșit și mult mai clar.
2. Recunoașteți diferența dintre urgență și cea importantă.
Și acum concentrați-vă: în timp ce s-ar putea să nu simțiți întotdeauna așa ceva, există o mare diferență între urgență și importanță. Dacă încercați să vă sapă calea dintr-o grămadă de sarcini ridicol de mari, concentrați-vă numai pe urgent - chiar dacă asta înseamnă să lăsăm lucruri importante pe lista dvs. pentru a doua zi.
Când încercați să vă sapăți dintr-o grămadă de sarcini ridicol de mari, trebuie să vă concentrați doar pe cele urgente.
Înarmat cu o listă deja stabilită (vezi pasul 1), aveți un început bun în ceea ce privește recunoașterea a ceea ce trebuie să faceți. Dar acum vă provoc să luați un pieptene dentar pe lista actuală. Pentru fiecare element de acțiune, întrebați-vă: Este absolut necesar acest lucru până mâine dimineață
Acest lucru vă va ajuta să separați lucrurile absolut nevoie pentru a obține de la lucrurile pe care le într-adevăr vrei pentru a fi terminat. Când sunteți deja apăsat pentru timp și resurse, concentrați-vă doar pe barele goale. Lucrurile care nu au un termen limită ar trebui eliminate imediat. (Adăugați-le în lista de depășire, nu în lista de sarcini de astăzi.)
3. Împărțiți sarcinile similare.
Project hopping - suntem cu toții vinovați de asta. Răspundeți la un e-mail, faceți un mic progres pe un proiect, răspundeți la un alt e-mail și apoi reveniți la proiectul menționat. Da, lucrezi greu-dar, chiar lucrezi inteligent Comutarea continuă a uneltelor poate fi adesea o distragere a atenției, ceea ce face dificilă menținerea focalizării și depășirea sarcinilor întregi de pe lista dvs. de sarcini.
Aici vin conceptul de dozare. Numeroși experți în productivitate au afirmat că gruparea sarcinilor similare în loturi poate crește semnificativ productivitatea. Deci, adresa toate din acele e-mailuri persistente, apoi treceți la proiectul dvs. mai mare. Veti inregistra o crestere in productivitate si in focus.
4. Utilizați tehnica Pomodoro.
Ați auzit despre tehnica Pomodoro Dacă, în mod vădit, cădea în capcana distragerii, acest lucru vă poate ajuta într-adevăr să rămâneți în zonă. Practic, îți împarte ziua de lucru în bucăți. Lucrezi 25 de minute, apoi ia o pauză de cinci minute. Și acest ciclu complet se numește Tehnica Pomodoro.
Luarea pauzelor poate părea contraintuitivă atunci când programul dvs. este deja ambalat. Cu toate acestea, acest sistem de gestionare a timpului funcționează prin insuflarea unui sentiment de urgență. Ești motivat să faci cât mai mult de lucru în cele 25 de minute. Este un mare truc pentru a fi mai intenționat cu timpul!
5. Estimați-vă timpul.
Cu toții începem zilele lucrătoare cu cele mai bune intenții. Și, da, a fi prea ambițios cu lista de sarcini de a face-ți pare a fi o idee bună în teorie. Dar, de obicei, înseamnă că simțiți că frustrați ziua.
Fiind prea ambițios cu lista dvs. de sarcini, sună o idee bună în teorie. Dar, de obicei, înseamnă că simțiți că frustrați ziua.
Din acest motiv, ar trebui să alocați estimări de timp. Alături de fiecare sarcină, rețineți cât timp credeți că acel element va fi luat. Apoi, faceți niște matematici simple și adăugați totul, inclusiv cel puțin o oră de timp tampon pentru blocaje neașteptate. Dacă aceste estimări adaugă un număr ridicol, atunci ați fi dorit să acordați o atenție deosebită elementelor dvs. - sau să lucrați o zi extra lungă pentru a le realiza.
Acest exercițiu te ajută să fii realist cu ceea ce ai de făcut. În plus, vă permite să obțineți o manevră proactivă dacă doriți sau nu să pierdeți un termen limită. Acest lucru înseamnă că puteți să depășiți problema și să vă bucurați pe cei necesari în întârzierea probabilă, mai degrabă decât să cereți iertare atunci când ați pierdut semnul.
6. Începeți.
Sfaturile de mai sus pot fi, fără îndoială, de ajutor atunci când încercați să rezolvați un volum de muncă copleșitor. Dar, uneori, cel mai bun lucru este să respirați adânc și să începeți.
Desigur, doriți să atacați lista dvs. de sarcini într-un mod cât mai metodic și strategic posibil - nu doriți să pierdeți timpul în mod inutil prin călătorii de la proiect la proiect. Cu toate acestea, doriți, de asemenea, să evitați căderea în capcana opusă: dacă vă petreceți mult timp imaginându-vă Cum pentru a începe să faceți o listă de sarcini, veți sfârși să pierdeți timpul - ați putea să vă obișnuiți să trageți câteva întrebări.
Deci, în cele din urmă, folosiți cea mai bună judecată atunci când vine vorba de gestionarea responsabilităților și a misiunilor. La urma urmei, nimeni nu știe lucrul tău (sau lista de sarcini, de pildă!), Precum și tu.