Începeți să vă scrieți lista de sarcini pentru ziua respectivă și imediat să faceți o transpirație. Nu aveți nicio idee despre cum veți putea face toate astea.
Și cea mai rea parte În starea de panică întunecată, totul pare la fel de important și de durată. Cum vă puteți aștepta să acordați prioritate efectivă atunci când absolut totul pare a fi o prioritate
Toți am fost acolo. Zilele noastre de lucru sunt ocupate, căsuțele noastre de e-mail se umple, iar listele noastre de rezolvare pot duce rapid la pierderea controlului. Când plăcuța dvs. este absolut umplute complet, devine și mai dificilă să vă dați seama de unde ar trebui să începeți.
Respirați doar pentru un minut. În timp ce o listă copleșitoare de sarcini este, de obicei, suficientă pentru a vă accelera ritmul cardiac, există câteva întrebări logice pe care le puteți întreba să înțelegeți volumul de lucru și să dezvoltați un plan strategic de atac.
Cele mai bune întrebări urmează structurii Matricei de decizie Eisenhower, o tehnică de gestionare a timpului atribuită unei citate neconfirmate Dwight Eisenhower. Această casetă simplă vă ajută să vă clasificați sarcinile și să-l împărțiți în funcție de urgența și importanța acestora.
Dacă doriți să schițați matricea pentru tine, iahave la ea. Dar, dacă nu preferați, întrebarea acestor cinci întrebări cheie vă va ajuta să obțineți un rezultat final foarte asemănător.
1. Ce trebuie absolut necesar să faceți astăzi
Când te simți deja stresat, poate fi tentant să treci prin calendarul tău pentru a te ocupa de ceea ce se află pe ordinea de zi pentru întreaga săptămână sau lună. Credeți că vă va ajuta să vă simțiți mai mult pe deasupra lucrurilor - dar, de obicei, doar adaugă la sentimentul dvs. de copleșire.
Iată ce se întâmplă: Când sunteți înnebunită, prezentarea pe care trebuie să o faceți în două săptămâni sau că raportul mare care trebuie să fie încheiat până la sfârșitul lunii probabil că nu este cel mai presant lucru pe farfurie.
În schimb, trebuie să faceți un pas înapoi și să vă uitați doar astăzi. Care sunt elementele cele mai urgente din lista dvs. de sarcini Ce trebuie absolut să aveți de gând să faceți în cursul următoarelor opt ore
2. Care dintre aceste sarcini urgente sunt cele mai importante
Acum, că aveți o listă cu cele mai urgente ale dvs., e timpul să vă dați seama care dintre acestea sunt cele mai importante.
Dar ele sunt importante! te gândești acum. De aceea sunt pe lista myiao-do! Sigur, totuși veți dori să obțineți aceste lucruri în cele din urmă - dar acum trebuie să vă concentrați asupra lucrurilor care sunt cele mai critice.
Luați în considerare ce sarcini vor avea consecințe dacă nu le veți finaliza până la sfârșitul zilei. Vrei să susții un proiect la nivel de grup Să te mustre de șeful tău Să dai o relație cu clienții
Gândirea în ceea ce privește consecințele ar putea părea puțin înfricoșătoare. Dar, de asemenea, vă va ajuta să vă dați seama ce sarcini aparțin într-adevăr acelei casete urgente și importante - care sunt lucrurile pe care veți dori să le începeți imediat.
3. Poate fi delegată oricare din aceste alte sarcini urgente
Când ați cîntat acele lucruri importante, s-ar putea să mai aveți și alte sarcini urgente. Ei trebuie să se facă cât mai curând posibil, dar, de asemenea, nu-i considerați să facă sau să nu-i facă nimic.
Deoarece nu le-ați atribuit o mare importanță, acestea sunt adesea sarcini mici și fără minte. Poate că este vorba de a reveni la un apel telefonic sau la un e-mail sau la completarea raportului dvs. de cheltuieli pentru departamentul de contabilitate până la sfârșitul zilei.
Pentru aceste lucruri care se încadrează în caseta Urgentă și Nu este importantă, vă gândiți dacă puteți sau nu le puteți delega sau automatiza.
Există altcineva din echipă care ar putea să-ți scoată asta de pe farfurie până când îți vei da picioarele înapoi. Sau, ai putea să înființezi un fel de automatizare folosind Zapier sau IFTTT care ar elimina sarcina complicată din lista ta pentru bine
Avertisment corect: este posibil să nu fiți capabil să vă dați seama imediat. Când sunteți deja înmormântat, probabil că nu doriți să vă dedicați orelor pentru a vă redirecționa munca. Cu toate acestea, merită încă să vă gândiți puțin, în cazul în care puteți îmbunătăți considerabil volumul de muncă înainte.
Pentru lucrurile urgente și neimportante care rămân pe lista dvs. Îndepărtați-le imediat după sarcinile importante și presătoare de timp pe care le-ați desemnat - astfel încât să puteți trata toate cele mai sensibile lucruri din punct de vedere al timpului.
4. Ce sarcini sunt importante, dar nu neapărat urgente
Acum, cu cele mai urgente chestii separate, este timpul să faceți o altă analiză a listei de sarcini și să scoateți lucrurile importante, dar nu trebuie neapărat să faceți imediat.
Sunt șanse, acestea sunt lucrurile mai mari pe care le aveți în buncăr. Acestea sunt proiecte și misiuni pe care ar trebui să faceți progrese constante, astfel încât să nu aveți de a face față crizei timpului stresant chiar înainte de termenul limită.
Dar, trăgând asta, este nevoie de ceva gândire și planificare. Deci, pentru sarcinile care se termină în caseta Nu urgentă și importantă, cartografiază ceva timp pentru a lucra la acele lucruri din calendar. Stabiliți câteva etape minime și termenele limită impuse de dvs. pentru a vă menține pe cont propriu.
În acest fel, nu vă simțiți că pur și simplu împingeți aceste proiecte departe de drum pentru această zi - în schimb, le acordați prioritate acestora.
5. Poate fi eliminate toate sarcinile
A fi capabil să eliminați ceva din lista dvs. de sarcini în întregime este visul pentru oricine se simte întins puțin subțire.
Gândiți-vă că este imposibil Ei bine, dacă aveți vreun dos-lăsat pe listă pe care l-ați clasifica ca Not Urgent și Not Important, șansele sunt bune că elementele pot fi șterse din lista dvs. de rezolvare.
De multe ori, vom continua să facem anumite sarcini din obișnuință, mai degrabă decât din necesitate. Din fericire, matricea de decizie vă va ajuta să identificați imediat orice poate fi eliminat din plăcuța dvs..
Prioritizarea poate fi întotdeauna o provocare - dar devine deosebit de dificilă atunci când totul pare a fi o prioritate. Din fericire, aceste întrebări vă pot ajuta să sortați toate sarcinile dvs. și să-l determinați și să determinați ce ar trebui să fie afectați de vârful listei dvs..