Cel mai rău Spațiu de birou momentul implicat stând într-un compartiment cu câțiva colegi de echipă, ca unul literal citit printr-o prezentare Powerpoint imprimate. Când m-am uitat la ceasul meu discret sub masă, mi-am dat seama că suntem deja 20 de minute după timpul acordat - și totuși încă nu știam cine face ce, când sau de ce. Frustrați, m-am întors la doi mentori și le-am pus o singură întrebare: cum încheieți o întâlnire la timp
Colegul meu de sex masculin ma privit cu surpriza si mi-a spus cu neruinta: Uh, mi-am pus telefonul pe masa si spun ca nu am timp. Colegul meu de sex feminin, pe de altă parte, a dat din cap în recunoaștere obosită. Este greu să întrerupi fără a fi nepoliticos, a spus ea. Încerc să notez verbal când mai sunt 15 minute pentru a face mai puțin ciudat.
Acum, fără a fi deloc înfricoșați în diferențele proeminente de gen în cele două răspunsuri sau în ceea ce mă privește pe bărbații noștri la locul de muncă soapbox, cred că toți suntem de acord că întâlnirile pot fi fie productive și utile forme de colaborare și conversație, pierdere de timp. Dar păstrarea oamenilor pe drumul cel bun și pe timp de noapte are puțină practică. Iată cinci sfaturi pentru a încheia cu succes o întâlnire la timp.
1.Stick la 30 de minute
Am învățat această regulă generală în urmă cu câțiva ani în urmă și nu m-a mai eșuat încă. Când stabiliți o întâlnire, dați-vă 30 de minute - nu mai mult, nu mai puțin. De ce pentru că oamenii vor folosi aproape întotdeauna cât timp li se dau. Dacă este o întâlnire de 60 de minute, oamenii vor continua să vorbească despre nevoia de a umple spațiul și pe baza ipotezei că conversația are nevoie de fiecare minut. Ar putea fi adevărat, dar este de obicei nu.
Frumusețea acestui sfat este că poți întotdeauna să organizezi o altă întâlnire. Mereu! Serios, totuși, în acea primă jumătate de oră, îți vei da seama imediat dacă ești de fapt do au nevoie de mai mult timp pentru a vorbi sau dacă ar fi mai bine să vă trimiteți un e-mail mai târziu, sau așa mai departe. Puteți descoperi, așa cum am făcut eu, că într-un interval de timp mai scurt, oamenii tind să fie mai eficienți și mai intenționați. (Eu însumi inclus) jAlso! Puteți încheia o întâlnire mai devreme. Crazy, știu.
2. Invitați oamenii potriviți
La începutul carierei mele, am stat în multe, multe, mulți întâlniri unde mă întrebam de ce eram acolo. Mi-a fost prea frică să pun întrebarea asta cu voce tare, de teama să arăt ca un jucător de echipă neputincios sau aparent neprofesionist, dar am observat cât de des s-au întâlnit întâlniri pentru că prea mulți oameni au tăcut sau o persoană părea să domine dialogul.
Oamenii te vor invita la întâlniri la care te-ai rupt, dar asta nu înseamnă că trebuie să te duci. Dacă nu adaugi valoare, nu ar trebui să fii la masă.
În cele din urmă am început să adresez aceeași întrebare într-un mod diferit: care-i rolul meu în această întâlnire? Și a ajutat-o, imens. Cel puțin o treime din timp, cealaltă persoană sa oprit, și-a înclinat capul într-o parte și a spus: Știi de ce o poți sări de fapt. Suntem buni. Celelalte două treimi din timp, am primit clarificări cu privire la modul în care aș putea contribui la conversație, ceea ce a făcut mult mai bine întâlnirea.
Voi spune acest lucru încet, dar cu toată inima: oamenii vă invită la întâlniri pentru a fi frumos sau pentru a vă menține în buclă, dar asta nu înseamnă că trebuie să participați. Teoria mea este că, dacă nu adaugi valoare, nu ar trebui să fii la masă; dacă se pare că este o pierdere a timpului dvs., probabil că este și aveți permisiunea de a refuza. Acest lucru este valabil pentru fiecare persoană într-o întâlnire, indiferent dacă sunteți invitator sau invitat: dacă întrebați oamenii potriviți să fie prezenți și să participe, atunci șansele unui dialog productiv, la un punct, sunt infinit mai mari.
Sursă: @rebeccataylornyc
3. Întotdeauna solicitați o Agendă
Nu vă pot spune cât de multe întâlniri am participat cu descrieri vagi, cum ar fi: Discutați despre planul de comunicare și ideile de conținut Brainstorm fără o agendă de abordat. Destul de sigur, mai târziu, a fost destul de vorbit cu foarte puține rezultate utile. Aceste întâlniri directe sunt înclinate să fie cei mai răi infractori în ceea ce privește gestionarea timpului.
Lucrul complicat cu privire la întâlniri, în general, este faptul că sunt frecvent fie pentru face sau planificare. Este important să știți ce tip de dvs. se încadrează în, astfel încât să puteți pregăti în consecință. Fără o agendă pentru o întâlnire de brainstorming, de exemplu, oamenii se vor arăta probabil presupunând că timpul va fi petrecut vorbind despre idei - nu neapărat prezentând cele pe care le-au apărut deja.
Nu trebuie neapărat să enumerați fiecare detaliu și uneori nu are sens să ajungeți prea departe în buruieni, dar cel puțin să aveți timp să luați în considerare o schiță liberă pentru a ghida grupul. Furnizarea unei agende sau citirea acesteia în prealabil creează o conștientizare care ajută pe toată lumea să prioritizeze obiectivele și rezultatele pentru schimbul respectiv.
4. Cunoaște cine face ce și când
În fiecare întâlnire și interacțiune pe un proiect, faceți o pauză și faceți o clipă pentru a identifica câteva detalii-cheie: cine este responsabil pentru ce anume Care sunt obiectivele lucrării făcute Ce tip de timp stabilește ritmul Cine face note și așa mai departe.
Fii specific cu privire la modul de mutare a proiectelor înainte, chiar și în mijlocul conversației. Este foarte ușor pentru oameni să se deplaseze cu viteză maximă fără să răspundă la aceste întrebări simple, iar o parte a unui lider înseamnă a fi cea care trebuie clarificată atunci când este necesar și ajută la menținerea tuturor - chiar și a ta.
5. Desemnați un facilitator
În aceeași notă, ați fost vreodată într-o întâlnire în care conversația pare să se întoarcă în jur și în jurul meu, de asemenea și în mine. Poate fi util să alegeți pe cineva pentru a facilita remarcile, care pot fi la fel de simplu ca și acordarea atenției ritmului și cadențelor interacțiunilor. Dacă sunteți facilitatorul, veți funcționa astfel: observați că cineva din echipa dvs. rămâne întotdeauna liniștit, astfel că vă cereți ajutorul; de asemenea, în cazul în care colegii se taie sau întrerup, vă backtrack la ei pentru a ajuta la a face spațiu pentru punctul lor de vedere.
Mai presus de toate, aveți grijă să întâlniți ninja. Nu râde - sunt serios. Acestea sunt reale și îi cunoașteți: tipul care crapă mereu glumește sub respirație, fata bârfind despre weekendul ei, șeful care se plânge de termene nebune, managerul dându-se la fiecare două secunde cu un aviz. Ninja de întâlnire este inofensivă din punct de vedere tehnic, având în vedere că ei sunt adesea doar oameni puternici, care sunt nerăbdători să-și adauge cei doi cenți, bine, totul. Cu toate acestea, ei vor hack 100% agendă atentă în beneficiul lor dacă nu sunteți atenți, ceea ce duce la pierderea timpului prețios în legătură cu subiecte de conversație care nu sunt o prioritate.
Vestea bună este că poți întrerupe politicos fraze de genul: mi-ar plăcea să aduc grupul înapoi sau suntem puțini, dar sună ca și cum am fi fost de acord sau Ce aud eu este că există o problemă cu privire la XYZ. Dacă există spin-off-uri predominante, atunci aceste subiecte nu sunt tangente, lucrurile trebuie să fie abordate încă o dată.
Linia de jos Nu vă fie teamă să stabiliți linii directoare în ceea ce privește modul de a respecta timpul tuturor.