Persoana medie trimite și primește undeva în jur de 205 de e-mailuri pe zi. E o statistică destul de surprinzătoare, nu-i așa?
Dar, când ai câteva minute să te gândești la asta, nu este acea şocant. Suntem cu toții obsedați de inbox-urile noastre. Personal, am șase conturi de e-mail și de obicei simt că nu pot să mă îndepărtez de vreun fel de ecran pentru mai mult de două minute fără ca un nou e-mail să-mi facă drumul.
Inutil să spun că, atunci când suntem toți în mod constant inundat cu mesaje noi care apar în căsuțele noastre de poștă electronică, devine prea ușor pentru a permite etichetei de e-mail să alunece un pic. Și asta nu prezintă întotdeauna o problemă! Într-adevăr, nu este nimic în neregulă cu menținerea mesajelor dvs. ocazionale atunci când răspundeți la un prieten despre planurile de prânz sau cereți o rețetă de la mama ta. De fapt, ar fi, probabil, chiar ciudat dacă ați fi incredibil de lustruit și formal în aceste e-mailuri.
Cu toate acestea, atunci când aceste obiceiuri de relaxare și abilități de e-mail încep să se transforme în corespondența dvs. profesională - cum ar fi un e-mail care însoțește o cerere de locuri de muncă sau o cerere pentru un interviu informativ - atunci puteți începe să păreați neclintit și chiar puțin leneș.
Deci, dacă ați început să vă bucurați de mesajele dvs., probabil că este timpul pentru o reîmprospătare rapidă a etichetei implicate în e-mailurile profesionale. Iată ce trebuie să știți!
1. Puneți câteva gânduri în linia subiectului.
Din moment ce ne confruntăm cu mesajele zilnice, trebuie să faceți clar și să convingeți exact despre mesajul dvs. - în special într-un cadru profesional, când știți că persoana de la sfârșitul notei dvs. este deja nebună ocupat.
Deci, fi cât mai descriptiv posibil cu linia subiectului tău. Ceva vag cum ar fi: Thought you'd love this! funcționează foarte bine ca subiect atunci când treceți de-a lungul unui articol util prietenului dvs. Dar ceva mai detaliat, cum ar fi: Marele articol despre sfaturi de networking! este mai bine pentru un contact profesional.
2. Utilizați un salut real și o semnătură.
Pot să înțeleg dorința de a vă păstra e-mailul cât mai scurt și mai direct posibil. Dar, nu cred în eliminarea completă a acestor două componente tradiționale. Gândiți-vă la e-mail ca o scrisoare digitală. Salutul și semnătura vă antrenează întregul mesaj împreună, pentru a vă menține un anumit nivel de profesionalism, mai degrabă decât pentru a vă clarifica faptul că ați expediat rapid și distras mesajul pe iPhone, în timp ce sunteți în linie la magazinul alimentar (chiar dacă este adevărat!).
Indiferent dacă vrei să începi cu o super-formală, dragă Susan, sau folosește ceva mai conversativ, Hei, Susan! este total dependent de tine. Partea importantă este să nu uitați să includeți aceste elemente standard.
3. Treci peste stenograf și emojis!
În timp ce cele două forme de comunicare au devenit remarcabil de asemănătoare, recunosc că e-mailul nu este același lucru ca trimiterea textului. Aceasta ar trebui să ignorați cu exactitate stenograma și acronimele precum LOL, OMG și chiar Haha. Ei nu au nici un loc în e-mailurile profesionale! În schimb, folosiți expresii complete: Este prea amuzant! și chiar un simplu, Wow! pentru a obține același punct de-a lungul unui mod care este mult mai lustruit și mai profesionist.
Emojis este deschis la dezbatere când vine vorba de corespondența legată de muncă - și chiar mi-a fost cunoscut să arunc într-un chip zâmbitor prietenos, din când în când atunci când trimite un e-mail cu un contact profesional cu care am o relație relativ strânsă. Dar, dacă simțiți chiar și cel mai puțin sigur, trebuie să renunțați complet la ele. Aceeași regulă se aplică și în cazul exclamărilor. Folosite cu ușurință, ele sunt o modalitate foarte bună de a vă exprima entuziasmul. Cu toate acestea, excesul de ele, și ele devin doar obnoxe. Limitați-le doar la propoziții în cazul în care cu adevărat doriți să împărtășiți entuziasmul.
4. Fii atent cu umorul.
Sunt sigur că sarcasmul tău este fermecător și hilar în persoană. În mesajele dvs. de poștă electronică, cu toate acestea, vă poate face ușor să vă întâlniți ca brash și nepoliticos. Deci, cu excepția cazului în care persoana de la sfârșitul primirea mesajului dvs. are deja un simt foarte bun pentru personalitatea și simțul umorului, veți dori să continuați cu prudență atunci când este vorba de folosirea vrăjirii veniți înapoi în mesajul dvs..
Da, știu că poate să se simtă că e-mailurile tale sunt complet lipsite de personalitate. Cu toate acestea, preferați-le să pară puțin uscate și plictisitoare decât ofensatoare. Dreapta
5. Proofread, proofread, proofread!
Am citit toate e-mailurile care sunt pline de greșeli și greșeli. Care a fost impresia voastră despre expeditor Ei bine, sunt dispus să pariez că credeți că acea persoană a fost nefericită. Dacă el sau ea nu a putut chiar să ia timp pentru a scrie corect numele dvs., probabil că nu sunteți prea încântați de necesitatea de a continua o relație profesională cu acea persoană.
Ar trebui să se înțeleagă, dar este imperativ să vă corectați e-mailurile înainte de a le trimite. Verificați erorile gramaticale și greșelile și asigurați-vă că ați scris în mod corect orice substantiv propriu-zis (gândiți oamenii și numele companiilor!). De asemenea, nu neglijați să luați oa doua privire la adresa de e-mail (pe care doriți să vă asigurați că trimiteți la persoana corectă) și linia subiectului. Un subiect care citește, mi-ar plăcea să vă ajute! probabil că nu va face prima impresie bună.
6. Răspundeți cu promptitudine.
Desigur, acesta este un punct în care mă lupt puțin. Pe de o parte, doresc să eliminăm acea presiune imensă pe care noi toți o simțim pentru a fi permanent conectată. Dar, pe de altă parte, știu cât de frustrant este să aștept un răspuns de la cineva când am nevoie disperată de un răspuns.
Deci, când vine vorba de e-mailurile tale profesionale, fă-ți obiectivul să răspunzi prompt - de obicei, într-o zi lucrătoare. Chiar dacă nu puteți trage împreună un răspuns detaliat în acel moment, ar trebui să atingeți cel puțin baza și să îi spuneți expeditorului că ați primit mesajul și că lucrați la el. Este mult mai bine decât să lăsăm acea persoană să se întrebe dacă nota lor plutește fără rost în spațiul cibernetic.
Cu toate acestea, nu sacrificați calitatea pentru viteză. Nu vrei să tragi un răspuns de jumătate de inimă asa de repede că neglijezi să îți creezi un răspuns atent și benefic (cu excepția cazului în care trimiteți doar unul dintre semnăturile de mai sus). Oamenii nu vor fi bucuroși să vă primească răspunsul în cazul în care pierd în totalitate marca sau nu răspunde toate din întrebările lor.
Ne simțim cu toții înlănțuite în cutiile noastre primite. Deci, cine ne poate da vina pentru că lăsați eticheta noastră de e-mail să alunece puțin Dar, când vine vorba de corespondența dvs. de lucru și de carieră, este important să faci tot ce este mai bun pentru a rămâne cât mai profesional posibil. Folosiți aceste sfaturi și sunteți sigur că veți lucra cu șlefuite!