Ce am învățat de la gestionarea programelor de femei cu putere mare

Sunt obsedat de Teoria Big Bang. Dacă nu l-ați văzut, îmi recomand foarte mult - logodnicul meu și eu privesc unul sau două episoade în fiecare noapte și râdem mereu cu voce tare.

Într-un episod recent, Sheldon Cooper, jucat de Jim Parsons, absolut hilar, își planifică dublul. El îi promite lui Howard și lui Leonard că va petrece a doua zi lucrul la un proiect cu ei. Ceea ce uitase era că sa angajat să lucreze la un proiect cu Amy și în acea zi. Ca membru al publicului, m-am regăsit în comedia care a urmat. În calitate de asistent executiv cu normă întreagă, m-am trezit la ceea ce poate fi descris doar ca cel mai rău coșmar al meu.

În ultimii trei ani, am avut norocul de a asista unele dintre cele mai proaste femei din Hollywood. Am ajutat trei producători executivi diferiți în ultimii trei ani și toți au fost femei. Într-o industrie dominată de bărbați, aceasta este o anomalie destul de mare, așa că am asigurat să iau cât mai mult de la aceste femei remarcabile.

Ca asistent, o parte esențială a slujbei mele este să gestionez programul meu de execuție. Unii directori sunt mult mai practici cu programele lor, iar unii preferă să iau domniile. Programarea ar trebui să fie o sarcină destul de simplă, dar atunci când gestionați programele femeilor care sunt trase în trei direcții la un moment dat, sarcina necesită previziuni, prioritizare și organizare. Un program bun ar fi salvat-o pe Sheldon de rezervarea lui dublă tragică și de faptul că gripa rezultată ar fi fost rundown.

Iată câteva lecții importante pe care le-am învățat de la gestionarea programelor de femei cu putere mare.

Este în regulă să spui nu.

Nu vă planificați prea mult. De atâtea ori, am fost prea ambițios în planificarea proprie. Voi stabili întâlniri de rețea și întâlniri doctorale și mese festive cu prietenii și veți încerca să vă înghesuieți totul într-o zi sau o săptămână. O parte din planificarea sănătoasă este cunoașterea limitelor și respectarea acestora. Nu ești bun într-o întâlnire dacă ești prajit mental. Dacă asta înseamnă să împingi un pranz de câteva săptămâni, atunci mai bine să faci asta decât să fii pe jumătate prezent sau să ceri în mod constant să reprogramezi. Când am început să programez întâlniri și mese pentru șefii mei, alți asistenți mi-ar trimite șefii lor următoarele date disponibile, iar acestea ar fi de trei sau patru săptămâni. Nu puteam să cred că acești directori nu aveau o noapte liberă la cină timp de o lună! Se pare - probabil că au făcut-o, dar au știut că umplerea acelei nopți libere cu o altă cină ar duce doar la arderea sau anularea pentru a evita arsurile. Este important să recunoaștem cât de mult este prea mult.

Blochează timpul pentru tine.

Am fost întrebat în numeroase ocazii pentru a bloca timpul pentru nimic în special. Uneori, este doar timpul liber pentru a scrie. Uneori, sunt lucruri personale la care nu sunt implicat. În orice caz, intră fizic în calendarele lor și blochez - uneori, la fel de literal ca și scrierea BLOCK în acea oră sau două ore. Prin aceasta, am solidificat acel timp ca și al lor și numai al lor. Acest lucru este diferit de a spune nu la un prânz sau cină. Aceasta este crearea în mod proactiv a spațiului destinat utilizării personale. Este blocarea timpului pentru tine, care nu va fi umplut cu o întâlnire, o întâlnire sau un apel telefonic. Dacă programele noastre dictează tipul de persoană pe care o devenim, atunci rundown și zdrențuit este bun pentru nimeni. Mă străduiesc mai ales să simt că trebuie să fiu întotdeauna ocupată. Planificarea timpilor de întrerupere este o modalitate bună de a vă asigura că am destul de mult din ea pentru a mă întineri, dar nu prea mult unde mă simt leneș sau în spatele.

Codarea culorilor și calendarele partajate sunt esențiale.

În calendarul meu folosesc acum diferite coduri de culori pentru diferite activități - de lucru, personal, de familie etc. Când Mike și cu mine ne-am angajat, am stabilit un calendar comun pentru noi - în acest fel, dacă ne programez ceva, el "Voi primi notificarea, iar dacă va programa ceva, o voi face și pe una. Calendarul Google și aplicația calendar iCloud au caracteristici foarte simple de partajare a calendarului. Când lucrați la programarea unui eveniment care implică două sau mai multe persoane, vă recomand să introduceți data și ora discutate în calendarul dvs. cu HOLD în fața acestuia - chiar dacă nu este confirmat. De exemplu, dacă dvs. și cei doi cei mai buni prieteni doriți să stabiliți o cină, joi, la ora 19:00, dar așteptați al doilea prieten să confirmați, să îl păstrați în calendar oricum. HOLD va indica faptul că nu a fost confirmată încă, dar vă va împiedica să rezervați altceva în acel moment în timp ce îl așteptați să-și verifice e-mailul.

Un calendar este necesar pentru echilibru și productivitate.

Un calendar este un instrument minunat pentru a vă ajuta să mențineți echilibrul. Care sunt domeniile vieții tale care au nevoie de atenție La începutul fiecărei săptămâni (sau în fiecare lună, în funcție de cât de mult vă planificați), evaluați calendarul. Unde vă planificați prea mult în cazul în care vă planificați prea ușor Cineva mi-a spus odată că angajamentele cu care ne umplem calendarul dictează tipul de persoană pe care dorim să o facem. Gândiți-vă: dacă doriți să fiți bine educați, înscrieți-vă pentru cursuri sau grade avansate și alunecați orele de clasă în programul dvs. Dacă doriți să fiți un bun prieten, stabiliți întâlniri cu cei dragi și le onorați. Dacă doriți să fiți foarte bine pregătiți pentru toate sarcinile Kardashian-Jenner, probabil că veți programa timp și pentru KUWTK. Faceți o listă cu toate lucrurile care sunt importante pentru dvs. și apoi le potriviți în programul dvs. Vă sugerez și un program de rutină, pentru a ajuta la construirea unor obiceiuri bune. Obișnuiam să-mi sun bunicul în fiecare sâmbătă. Nu vreau să spun că nu o voi mai suna de-a lungul săptămânii, dar în fiecare sâmbătă am ridicat telefonul să o sun. Programarea nu se referă numai la muncă - ea ne ajută să ne formăm în persoana pe care o dorim.

Utilizați note și alerte.

Pentru oricine utilizează calendarul Apple, există o secțiune în partea de jos pentru note. Există, de asemenea, o opțiune pentru a introduce o locație. Fă-ți o favoare și începe să tratezi fiecare eveniment ca propriul dosar. De multe ori, aș crea un eveniment în calendarul meu și apoi trebuie să mă refer la e-mailuri sau mesaje text pentru a găsi o adresă sau instrucțiuni de parcare. Când am început să gestionez calendarele directorilor, mi-a devenit important să includ toate informațiile necesare în evenimentul calendaristic deoarece, de obicei, nu au acces la e-mailurile trimise pentru a stabili întâlnirea / prânzul / cina. Au fost momente când executivul meu este pe Coasta de Est, și sunt încă pe Coasta de Vest. Dacă au un eveniment de 7am EST, probabil că voi dormi. Dacă au întrebări cu privire la unde să meargă și nu pot să mă primească, probabil că vom avea o zi proastă! A devenit imperios necesar să includ toate informațiile relevante în evenimentul calendaristic. Am început să fac asta pentru mine, și mi-a simplificat și simplificat organizația în multe feluri. Nu mai trebuie să săpat prin schimburi vechi pentru a găsi ceea ce caut. De asemenea, profitați de funcția ALERT pe care o oferă diferitele calendare. Întotdeauna am setat mementouri să meargă cu o zi înainte de orice eveniment. Mă face să gândesc înainte și să fac toate pregătirile necesare.

Fii realist în planificare.

Toată lumea mi-a spus, LA este un oraș de conducere. Nu am înțeles ce însemna asta până nu m-am mutat în LA. Permiteți-mi să decod: toată lumea din LA conduce peste tot. Trebuie să - totul este răspândit. Ca urmare, LA este notorie pentru trafic. Din acest motiv, am învățat că trebuie să iau în serios timpul zilei când se stabilește întâlniri. Îmi pun executivul în ore de vârf Dacă MapQuest raportează unitatea la treizeci de minute, construiesc în mod obișnuit în 45 de minute până la o oră de timp de călătorie în fiecare mod. Este întotdeauna mai bine să plătești timpul decât să te programezi prea strâns și să experimentezi stresul - sau, mai rău, pericolul. A fi realistă în planificare este necesară pentru a vă onora angajamentele pe care le faceți. Sunt un imbold imens. După lucru, tot ce vreau să fac este să intru în pijamalele mele și să reîncărc din zi. Am folosit băuturi și întâlniri în rețea după muncă și am aflat că și eu le-am anulat regulat. Cu toate acestea, când am stabilit întâlniri de cafea dimineața, am fost mult mai probabil să urmez. Fii realist în legătură cu tine și mediul tău pentru a beneficia din plin de calendarul tău.

Evaluarea retrospectivă este esențială.

La sfârșitul fiecărei săptămâni sau în fiecare lună, uitați-vă la calendarul dvs. Cum te-ai clasifica pe obiceiurile tale de planificare pentru acea lună Ați urmat cu tot ceea ce ați pus în calendarul dvs. În ce domenii ați fost cel mai probabil să anulați sau să reprogramați A fost un motiv pentru asta Fii cinstit cu tine - e cel mai bun mod pentru a afla propriile obiceiuri. Amintiți - calendarul nostru poate forma cine vrem să devenim, dacă îl lăsăm. Dacă învățăm să ne gestionăm eficient timpul, ne putem controla orarele, în loc să ne permită să ne controleze programul.

Care sunt cele mai bune sfaturi și trucuri pentru gestionarea programului dvs. ocupat